Kalendarz zleceń

Praca w serwisie ma dwa wymiary. Z jednej strony to ciągłe przyjmowanie nowych zleceń, a z drugiej ich codzienne wykonywanie. Jeśli pracujesz w większym serwisie, gdzie osoby w biurze przyjmują zgłoszenia i przekazują je dalej do odpowiednich techników, to muszę przyznać, że należysz do grona dużych szczęściarzy. Często bowiem spotykam osoby, które zarządzają serwisem, a jednocześnie, są również jednym z techników co powoduje, że zdarza im się odbierać telefony będąc jednocześnie u klienta w trakcie zlecenia. W takiej sytuacji nie zawsze jest czas na wykonanie notatki, zapisanie adresu i daty nie mówiąc już o dłuższej rozmowie. 

Każda z tych sytuacji implikuje różne problemy, dlatego każdą z nich potraktujemy osobno. 

Osoby przyjmujące zlecenia w biurze często do dyspozycji mają rozwiązania oparte o systemy ERP lub korzystają choćby z kalendarza google. Rzadziej zdarza się używanie papierowych skoroszytów czy zwykłych kartek. Jakkolwiek systemy te różnią się zaawansowaniem to jednak nadal bazują na ręcznym sprawdzaniu zajętości kalendarza, a dla pracowników terenowych implikują problem ciągłego sprawdzania czy aby nie wpadło do kalendarza kolejne zgłoszenie od klienta. Do tego pojawiają się problemy kontroli wykonania zlecenia oraz nakładania się terminów. 

Uruchamiając program do zarządzania serwisem szybko zorientujemy się, że jedną z ważniejszych jego cech jest zwykle rozbudowany kalendarz zleceń. Każde zlecenie jest przyporządkowane do konkretnego pracownika terenowego, który jednocześnie dostaje każdorazowo informację o tym, że pojawiło się nowe zlecenie dla niego. Ponieważ wszystkie zgłoszenia znajdują się w jednym miejscu jako dyspozytor wiemy dokładnie który z naszych techników jest wolny i może wykonać szybką naprawę nagłej awarii. Zwykle kalendarze potrafią również „pamiętać” te zadania, które mają się odbyć w dłuższej perspektywie czasu (np. serwis za sześć miesięcy), automatycznie przypominają nam o takich zleceniach i dbają by informacja o ich terminie dotarła do nas odpowiednio wcześniej.  

Wszystko o czym pisaliśmy powyżej bazuje na sytuacji, gdy w biurze mamy osobę, która odpowiednio zarządza kalendarzem. Co jednak w sytuacji, kiedy w firmie mamy tylko techników i wszyscy jeździmy do klientów jednocześnie musimy przyjmować zlecenia? Tutaj również może nam pomóc oprogramowanie. Podłączając Fieldworkera do strony www jesteśmy w stanie, za pomocą prostego szablonu, przyjmować zgłoszenia serwisowe od klientów. System odpowiednio ustawiony będzie automatycznie dostosowywał termin wizyty pamiętając jednocześnie o ustawionych przez nas parametrach (np. wizyty nie częściej niż 2h, w określonym promieniu od naszej lokalizacji). 

Jeśli cenisz sobie swój czas, chciałbyś zredukować do minimum sytuacje w których w ostatniej chwili przypominasz sobie o zleceniu, lub znów zgubiłeś kartkę z adresem klienta zachęcam do skorzystania z czternastodniowego testu oprogramowania do zarządzania serwisem. Zobaczysz jakie to proste i intuicyjne. Do rejestracji nie wymagamy podania żadnych kart kredytowych. Sam zdecydujesz czy po okresie testów nasze rozwiązanie jest dla Ciebie. Po rejestracji otrzymasz email z linkiem do filmów w łatwy sposób pokazujących jak dodać pierwszego klienta i uruchomić zlecenie.