Zarządzanie zleceniami – jak to robić w nowoczesny przejrzysty sposób.
Rozmawiając z wieloma serwisami z różnych branż bardzo często spotykamy się z kilkoma podstawowymi formami prowadzenia dokumentacji w tychże.
Najpopularniejsza metoda to wciąż arkusz kalkulacyjny w excel’u. Tabele w których gromadzimy dane zebrane ze wszystkich zleceń. Dane te najczęściej są dostarczane do biura za pomocą emaila, różnego typu komunikatorów lub po prostu na kartkach. Następnie tak przygotowane dane osoba w biurze wprowadza do arkusza. Już po kilku godzinach pracy dziennie rezultatem jest tabelka z której możemy dowiedzieć się który serwisant wykonał dane zlecenie i za jaką kwotę.
Inną popularną metodą gromadzenia danych dotyczących pracy serwisu jest segregator. Wszystkie zebrane protokoły i informacje trafiają do segregatora, który z biegiem czasu staje się dla nas utrapieniem. Konia z rzędem dla tego kto w łatwy sposób odszuka w takim gąszczu dane klienta który zadzwonił do nas po sześciu miesiącach z prośbą o przegląd.
Najrzadziej spotykaną formą prowadzenia serwisu jest stosowanie dedykowanego systemu do zarządzania. Często tego typu rozwiązania to programy księgowe z dodatkiem serwisowym. Pozwalają one gromadzić dane przygotowywać zlecenia itp. jedno czego im brakuje to…mobilność.
Praca serwisu to ciągłe działanie w terenie. Jedziemy często do wielu różnych klientów każdego dnia jednocześnie przyjmując zlecenia na kolejne dni. Istny wyścig z czasem. Jeśli doliczymy do tego konieczność rozliczania czasu pracy, dbania o kontakt ze stałymi klientami itd. okazuje się często że doba to zbyt mało. Nie jesteśmy w stanie ograniczyć czasu pracy na zleceniach, ale jedno co na pewno możemy zrobić to ograniczyć czas zbierania dokumentacji i przygotowywania raportów. Jak tego dokonać? Najprostszą metodą jest wdrożenie w serwisie programu do zarządzania zleceniami z aplikacją mobilną.
Wyobraźmy sobie, że przyjęte przez dyspozytora zlecenie w tym samym momencie pojawia się u naszego serwisanta w telefonie. Ten wie już, że jutro rano musi pojechać do klienta i wykonać określone zlecenie. Może też zerknąć na dane z poprzedniego zlecenia dla tego klienta, zobaczyć kto tam był i co serwisował. Po zakończeniu zlecenia system z automatu przygotuje raport dokona zliczenia czasu pracy, kosztów, da znać czy klient zapłacił a nawet, w razie potrzeby, wystawi paragon i wyśle mailem do klienta. Tym sposobem właśnie zyskaliśmy kilka godzin pracy dyspozytora oraz samego serwisanta, który nie musi co dzień rano podjeżdżać do biura aby pobrać informacje o zleceniach ponieważ doskonale wie co i kiedy ma zrobić. Oszczędności są oczywiste.
Podsumowując jeśli aktualnie działanie Twojego serwisu to ciągła walka z czasem, szukanie informacji o zleceniach i przygotowywanie raportów dla zarządu, to jest dobry moment, aby spróbować znaleźć odpowiedni program dla Ciebie. Na rynku istnieje kilka dostępnych rozwiązań. Warto przetestować kilka z nich by wybrać to, które spełnia wszystkie nasze oczekiwania.
Jeśli chcesz sprawdzić jak nasze rozwiązanie wpłynie na Twoją pracę zapraszamy do zarejestrowania się na darmowe 14 dniowe testy. Po rejestracji otrzymasz za pośrednictwem maila link do filmików pokazujących jak w łatwy sposób rozpocząć pracę z naszym rozwiązaniem.