Proces zakupu nowego systemu do zarządzania serwisem to wbrew pozorom nie jest prosta sprawa. Spędzamy często wiele dni na analizie dostępnych rozwiązań, niektóre być może nawet testujemy, aby ostatecznie w całym procesie utknąć na etapie wdrożenia. 

W naszym procesie sprzedażowym wdrożenie jest jednym z najistotniejszych punktów. Mamy świadomość, że ten moment jest wyzwaniem nie tylko dla zarządzających ale również dla pracowników, którzy muszą często wyjść ze strefy komfortu i nauczyć się nowych rozwiązań.  

Zatem jak wdrożyć system, aby cały zakup nie był tylko niepotrzebnym wydatkiem z którego i tak nie skorzystamy? Na to pytanie nie ma prostej odpowiedzi, ponieważ nie ma dwóch organizacji o dokładnie takim samym modelu działania. Poniżej prezentujemy trzy przykłady wdrożeń jakie przeprowadziliśmy dla naszych klientów. 

PRZYKŁAD 1 

Współpracę z tym klientem rozpoczęliśmy od kontaktu z jednym z dyspozytorów (który jednocześnie był kierownikiem serwisu). Już w czasie pierwszego kontaktu wspólnie uznaliśmy, że proponowane przez nas rozwiązanie usprawni pracę jednak nasze działania nie mogą na tym etapie blokować sprawnego funkcjonowania całego działu. Propozycja jaką wspólnie wypracowaliśmy polegała na przygotowaniu wielu krótkich szkoleń powtarzanych cyklicznie.  

W pierwszym etapie dyrektor wspólnie z kierownikiem ustalili kluczowe dla siebie kamienie milowe pozwalające wdrożyć system. Ustalili jednocześnie, że kierownik serwisu rozpocznie pracę w nowym systemie i będzie sukcesywnie wdrażał serwisantów jeden po drugim, natomiast jego zastępca (drugi dyspozytor) będzie standardowo wykonywał pracę w dotychczasowym trybie tak by nie blokować działań serwisu.  

W kolejnym etapie przystąpiliśmy do przeprowadzenia szkoleń. Okazało się finalnie, że przeprowadziliśmy ich sześć ponieważ serwisanci dość szybko uczyli się jeden od drugiego i ostatnia dwójka, zanim rozpoczęliśmy szklenie okazała się być już wdrożona przez kolegów z zespołu. 

Kluczowym dla tego typu podejścia jest wyznaczenie w strukturze firmy osoby odpowiedzialnej za wdrożenie, która pilnuje procesu i jest z nami w stałym kontakcie. Wówczas takie działanie przebiega szybko, łatwo jest przejść na nowy system oraz co istotne kierownik serwisu zna swoich ludzi i wie na, które elementy powinniśmy w takim wypadku położyć szczególny nacisk.  

PRZYKŁAD 2 

W tym przypadku nasz kontakt również rozpoczął się od dyspozytora (jednego z kierowników regionalnych), który postanowił ułatwić sobie codzienną pracę. W wyniku naszego kontaktu i późniejszych rozmów rozwiązanie zostało wdrożone dla całej firmy. 

Również w tym wypadku to dyrektor i wspomniany wyżej kierownik biorąc pod uwagę nasze sugestie postanowili wdrożyć program przygotowując cały plan. Jego głównym założeniem było działanie w oparciu o nasz system w obrębie jednego miasta obsługiwanego przez trzech serwisantów.  

Rozpoczęliśmy pracę z kierownikiem serwisu i jego pracownikami wykonując serię szkoleń w oparciu o ich prawdziwe codzienne zlecenia. W ten sposób w ciągu miesiąca wykonali kilkaset zleceń wydając jednocześnie bardzo pozytywną opinię o naszym podejściu do całego procesu. Pokazując, że wiemy jak skutecznie wdrożyć system od kolejnego miesiąca rozpoczęliśmy pracę z następnym miastem….powtarzając cały proces. Nasza współpraca przy projekcie doprowadziła do tego, że ostatecznie nie tylko dział serwisowy został w całości wdrożony, ale firma ostatecznie postanowiła usprawnić również działanie grup montażowych.  

Współpraca z tym klientem pokazała nam, że działając w oparciu o konkretny obszar gdzie zaangażowany kierownik rozumie potrzebę zmiany, możemy bez opóźnień i niepotrzebnych zawirowań spokojnie wdrożyć nowy system zarządzania. 

PRZYKŁAD 3 

Ten przykład jest dla nas szczególny. Bardzo uniwersalne podejście, które stosowaliśmy zarówno w dużych korporacyjnych klientach jak i w MŚP czy serwisach z dwoma osobami. Przy tym podejściu bowiem wielkość firmy nie ma znaczenia. Istotne jest kilka innych elementów takich jak: 

1. Chęć dążenia do optymalizacji procesów 

2. Biegłość w obsłudze urządzeń mobilnych i komputerów u wszystkich pracowników 

3. Bardzo dobra komunikacja w zespole 

4. Manager który cieszy się dużym zaufaniem zespołu 

Mamy wielu klientów, dla których ból spowodowany obecnym działaniem serwisu jest tak duży, że postanawiają zrobić wszystko aby wdrożenie przebiegło błyskawicznie. Bardzo często są to organizacje, które rozumieją w jaki sposób przebiega zmiana (patrz wykres nr 1) i będąc świadomymi trudności po prostu je pokonują by dojść z obecnego stanu na wyższy poziom zarządzania oraz wydajności. 

W tym konkretnym przypadku decyzja o zakupie i wdrożeniu zapadła dosłownie w ciągu kilku godzin a samo wdrożenie zajęło dwa tygodnie. Był to oczywiście niezwykle intensywny czas gdzie i my poświęciliśmy klientowi znaczną część naszego zaangażowania oddając tylko do jego dyspozycji kilku programistów wspartych przez szkoleniowców. Było intensywnie, ale tego typu działania przynoszą nam wiele satysfakcji kiedy wszyscy są zaangażowani a nasze rozwiązania przynoszą szybkie efekty dla klienta. 

PODSUMOWANIE 

„W jaki sposób najlepiej wdrożyć wasze rozwiązanie w naszej firmie?” To pytanie pojawia się bardzo często. Jak widzicie nie ma jednego złotego środka. Każda organizacja jest nieco inna od poprzedniej dlatego wdrożenie jest u nas jedną z integralnych części procesu sprzedaży. Staramy się poznać Was – naszych klientów i służyć profesjonalną radą bazującą na naszym doświadczeniu. 

Jeżeli jesteście na początku procesu zakupu systemu do zarządzania pracami terenowymi i zastanawiacie się, które rozwiązanie będzie odpowiednie dla Was warto również, już na tym etapie rozmawiać z potencjalnym partnerem o pomysłach na wdrożenie tak aby zakupiony system nie stał się jedynie drogim wydatkiem.