La gestión de órdenes de trabajo: cómo hacerla de forma moderna y transparente.

Hablando con empresas de servicio de sectores muy distintos, nos encontramos una y otra vez con el mismo puñado de formas básicas de llevar la documentación.

El método más extendido sigue siendo la hoja de cálculo. Tablas en las que reunimos los datos de todas las órdenes. Esos datos suelen llegar a la oficina por correo, por mensajería instantánea de un tipo u otro, o sencillamente en papeles sueltos. Después, alguien en la oficina los introduce en la hoja. Tras unas horas de trabajo al día, el resultado es una tabla en la que podemos ver qué técnico ejecutó cada orden y por qué importe.

Otro método habitual para recopilar los datos del servicio es el archivador. Todos los partes y todas las notas acaban en una carpeta que, con el tiempo, se convierte en un suplicio. Un caballo por quien sea capaz de encontrar con facilidad, en semejante maraña, los datos de un cliente que nos llama seis meses después para pedir una revisión.

La forma menos frecuente de llevar un servicio es utilizar un sistema de gestión específico. A menudo son programas de contabilidad con un módulo de servicio añadido. Permiten reunir datos, preparar órdenes y demás. Lo único que les falta es… movilidad.

El trabajo de servicio ocurre en la calle

Trabajar en servicio significa estar permanentemente en movimiento. Muchos días recorremos varios clientes distintos mientras aceptamos órdenes para las jornadas siguientes. Una auténtica carrera contra el reloj. Si a eso le sumamos la necesidad de liquidar el tiempo de trabajo, cuidar el contacto con los clientes habituales y todo lo demás, resulta que veinticuatro horas no dan de sí. No podemos reducir el tiempo que exige la propia orden, pero sí podemos recortar el que se va en reunir documentación y preparar informes. ¿Cómo? La forma más sencilla es implantar en el servicio un programa de gestión de órdenes con aplicación móvil.

Imaginemos que la orden aceptada por el despachador aparece en ese mismo instante en el teléfono de nuestro técnico. Este ya sabe que mañana por la mañana tiene que ir a casa del cliente y ejecutar un trabajo concreto. También puede consultar los datos de la orden anterior de ese cliente, ver quién estuvo allí y qué reparó. Al terminar, el sistema prepara el informe automáticamente, suma el tiempo de trabajo y los costes, avisa de si el cliente ha pagado e incluso, si hace falta, emite el ticket y lo envía por correo al cliente. Así hemos ganado varias horas del despachador y del propio técnico, que ya no tiene que pasar cada mañana por la oficina a recoger la información de sus órdenes porque sabe perfectamente qué hacer y cuándo. El ahorro es evidente.

En resumen: si ahora mismo tu servicio es una lucha continua contra el tiempo, buscando información sobre las órdenes y preparando informes para la dirección, este es un buen momento para buscar el programa adecuado. En el mercado hay varias soluciones disponibles. Merece la pena probar unas cuantas para elegir la que cumpla todas tus expectativas.

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