¿Adónde va todo el material en una orden?

En el sector servicios, los equipos de campo tienen que gestionar y utilizar todo tipo de materiales: repuestos, herramientas, productos químicos y consumibles. El consumo de material puede ser una fuente de pérdidas económicas y dificultar el funcionamiento eficiente del servicio. Estas son algunas formas de controlarlo.

Gestión meticulosa del almacén. Gestionar bien las existencias es clave para controlar el consumo. Vigila con precisión los niveles de stock, registra las entradas y salidas, haz inventarios periódicos y analiza las tendencias de consumo. Así podrás determinar con exactitud qué materiales necesitas, cuándo pedirlos y en qué cantidad, evitando tanto el exceso como la falta de existencias.

Fijar estándares de consumo. Establecer estándares a partir de la experiencia y del histórico ayuda a controlar el consumo. Define cuánto material requiere cada tarea o reparación, contemplando distintos escenarios. Esos estándares deberían estar disponibles para el personal de campo, para que gestione el material de forma consciente y evite el uso excesivo o el desperdicio.

Control estricto de la entrega de material. Introduce procedimientos y normas para entregar material al personal de campo. Aplica un sistema de autorización y registra lo entregado para poder controlarlo de cerca. Forma bien a la gente en el uso correcto del material y fomenta un consumo responsable y austero.

Análisis y optimización de procesos. Analiza periódicamente los procesos de servicio desde el punto de vista del consumo. Identifica las fases donde con más frecuencia se produce un uso excesivo o desperdicio, e introduce mejoras: mejores métodos de almacenamiento, procedimientos de reparación optimizados o un uso más eficiente de las herramientas, para minimizar las pérdidas.

Formación y concienciación. Importa que el personal de campo entienda por qué controlar el consumo es importante. Organiza formaciones periódicas, subrayando la gestión eficaz del material y las consecuencias de un uso descuidado. Anima a comunicar cualquier observación o sugerencia para mejorar el control.

Usa una aplicación que registre las salidas. Para un control aún mejor, considera aplicaciones móviles específicas. Permiten seguir y registrar el material entregado en tiempo real, con los técnicos escaneando códigos de barras o usando RFID para identificarlo. Puedes controlar con precisión qué material sale, quién es responsable de él y a qué orden o tarea está asignado. Estas aplicaciones facilitan generar informes y analizar los datos, lo que ayuda a detectar irregularidades y tomar medidas correctoras.

En resumen, controlar el consumo de material en un servicio de campo es clave para la rentabilidad y la eficiencia. Una gestión meticulosa del almacén, unos estándares de consumo, un control estricto de las salidas, el análisis de los procesos y la formación del personal son pasos importantes.

Una aplicación que registre las salidas añade una capa más de control y precisión. Además hace los informes más automáticos y eficientes, y ofrece una visión al día del almacén y del consumo.

Jakub Klimkowski